یک مقدمه و چند باید و نباید برای شورای روابط عمومی کاشمر
به نقل از سایت خبر خوان:
بهار پارسال شورای روابط عمومیهای کاشمر به همت فرماندار وقت و روابط عمومیاش بنیان نهاده شد. این شورا طرح و برنامههای خوبی دارد. مطابق دستور کارش در صدد برگزاری سلسله کارگاههای برای روابط عمومیهای ادارات و نهادهای شهرستان است. برابر انتخاباتی که در حضور فرماندار وقت برگزار شد مسئولان روابط عمومیهای؛ فرمانداری، شهرداری، تامین اجتماعی، آبفای شهری، فرهنگ و ارشاد اسلامی، شبکه بهداشت و درمان، دانشگاه پیام نور و دانشگاه آزاد اسلامی به عنوان اعضای این شورا انتخاب شدند. با ادای احترام به این شورا، ضمن تبریک روز ملی ارتباطات و روابط عمومی، یادداشت ذیل نقدیم فعالان عرصه روابط عمومی دیارمان می‌شود.
در عصر حاضر، ارتباطات و روابط عمومی نخستین و اساسی‌ترین اصل مورد نیاز بشر است، روابط عمومی هنر، علم، دانش و فنی است که آنطور که باید و شاید ابعاد و زوایای آن مورد توجه قرار نگرفته است. اصطلاح روابـط عمومی به مفهوم کنونی نخستین بـار در سال1897 میلادی در یـک مؤسسه راه آهن آمریکا مطرح شد. فعالیت روابـط عمومی بـه شکل کنونی از زمانی آغاز شد که مؤسسه‌های اقتصادی و دولت‌ها، افکار عمومی را در سرنوشـت خود مؤثر دانسته و دریافتند که فقط از طریق روابط عمومی است که می‌توان اذهان عمومی را جذب کرده و به فعالیت خود رونق بخشند.
این اصطلاح در ایران برای نخستین بار در شرکت نفت به کار گرفته شد. سازمان‌ها و مؤسسات دیگر کشور، سال‌ها پس از شرکت نفت شروع به ایجاد واحدی به نام روابط عمومی در تشکیلات خود کردند. تمامی فعالان جامعه در بخش‌های مختلف فرهنگی، سیاسی، آموزشی، اقتصادی و…. جویای روابط عمومی‌هایی هستند که آنان را در طراحی روش‌های معقول و تعیین خط مشی‌های مرتبط با آینده یاری دهد، روابط عمومی علاوه بر انتقال و انعکاس اخبار باید از حالت انفعالی به دور باشد و با فعالیت اثربخش خویش زمینه‌های مختلف فرهنگی و اجتماعی و سیاسی را ارتقاء داده و با پویایی و تحرک خاصی تحلیلگر مسائل مختلف باشد.
دیگر روش‌های سنتی اطلاع رسانی، پاسخگوی خواسته‌های روز افزون جوامع پیچیده امروزی نیست، مردم حق خود می‌دانند تا در تعیین سرنوشت خود و مشارکت در اداره امور جامعه سهیم باشند و در این راه سخت تشنه دانستن، تحلیل کردن و پردازش اطلاعات و اخبارند. متاسفانه در کاشمر نگرش به روابط عمومی اکثراً تبلیغاتی است. این امر باعث شده که در بسیاری از ادارات و نهادها بخش روابط عمومی مبدل به بخش تبلیغات شود، این امر موجب دورشدن روابط عمومی از رسالت اصلی خود شده و کمتر به مفاهیم و ارتباطات دو سویه بپردازد.
دیدگاه غلط برخی مدیران سازمان‌ها نیز منجر به ایجاد نگرش‌های غلط در مورد روابط عمومی‌ها شده است، این مدیران در تبعیت از مشاوران مرئی و نامرئی خود، خواهان یک روابط عمومی رئیس محور هستند. از دید این افراد روابط عمومی، باید بسان بلندگوی سازمان عمل کرده و تمام اتفاقات و رویدادهای ریز و درشت سازمان از قول و زبان و فعل و عمل مدیر بیان شده به طوری که حتی در کوچک‌ترین خبر ارسالی این گونه سازمان‌ها به رسانه‌ها باید چندین نقل قول مستقیم وغیر مستقیم از مدیر وجود داشته باشد.
مسؤولان اطلاع رسانی و دانستن را حق مردم نمی‌دانند و آنچه برای آنان مهم است؛ درج اخبار و عکس خودشان در اخبار، بروشور‌ها، بولتن‌ها، رنگین نامه‌ها و هزاران جای دیگر است، این قبیل مدیران در کنار خود یک روابط عمومی بی‌جان و بی‌اثر می‌خواهند و نقشی تشریفاتی برای روابط عمومی تعریف می‌کنند. متاسفانه روابط عمومی به بیشتر مجری انواع شوهای تبلیغاتی برای سازمان متبوع خود خواهد شد. یک مدیر روابط عمومیِ خوب و با وجدان، باید فعال و خلاق باشد، فکرش آزاد و از پشت میز نشینیِ کارمند گونه بیزار باشد؛ باید آزادی عمل، فکر و بیان داشته و بتواند آزادانه، عملکرد دستگاه متبوعش را نقد کند. از ضعف‌ها و کمبود‌ها و نارضایتی‌هایی که مطلع می‌شود و شاید هرگز به گوش مدیران ارشد نرسد، بگوید. نقاط ضعف و قوت سازمان خود را بشناسد و برای از بین بردن نقاط ضعف و تقویت نقاط مثبت، اندیشه کند و طرحهای اجرایی ارائه دهد.
یک مدیر روابط عمومیِ خوب باید بتواند روی تمام بخش‌های سازمان شناخت داشته باشد و نه اینکه صرفا به عنوان عکاس و خبرنگار در جلسات حضور داشته باشد. یک مدیر روابط عمومی حرفه‌ای باید فرصت اظهار نظر داشته باشد و نکات مد نظر خود را بازگو کند. مطابق تصویب نامه مورخ 27/4/86 هیات وزیران اهم فعالیت‌های روابط عمومی در آیین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاه‌های اجرایی شامل اجرای؛ سیاست‌های اطلاع رسانی، همکاری با رسانه‌های جمعی جهت انعکاس مناسب عملکرد‌ها، رویداد‌ها و اتفاقات، پاسخ گویی به ابهام‌ها و اطلاع رسانی مناسب، تهیه و اجرای طرحهای تبلیغاتی، اجرای مناسب مراسم و مناسبت‌ها، ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسوولان از طریق برگزاری جلسات داخلی، نظارت بر نشریات و انتشارات، مدیریت پایگاه‌های اطلاع رسانی الکترونیک و افکارسنجی برون و درون سازمانی است.
روابط عمومیهای کاشمر نیازمند دیده شدن هستند. باید روسا و مسئولان و مدیران آنها را باور کنند. باید روابط عمومیهای کاشمر در امر استفاده از فنآوریهای نوین خبره شوند. این روزها روابط عمومی الکترونیکی یک واقعیت است. متاسفانه کاشمر را می‌توان به قبرستان وبسایتها تشبیه کرد. بسیاری از ادارات وبسایت ندارند. وبسایت بسیاری از ادارات چندان به روز نیست. البته باید به مجموعههای نظیر فرمانداری بابت وبسایت فعالش خسته نباشید گفت.
امید شورای روابط عمومی دیارمان بتواند کارکردی به سامان در راستای هویت بخشی به روابط عمومی‌ها داشته باشد. مواردی نظیر تدوین نظام ارتباطی منسجم و شفاف و روشن در سطح ادارات شهرستان در تعامل با اصحاب رسانه و مخاطبان هر نهاد، تلاش برای اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش‌ها و ابزارهای ارتباطی، تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومیهای کاشمر، به کارگیری گسترده فناوری اطلاعات و بستر سازی برای جریان سریع اطلاعات در بهبود فعالیت‌ها و فرایندهای نهادهای شهرستان، بسترسازی مناسب جهت نیل به سمت روابط عمومی الکترونیک در سطح شهرستان، اجرای شیوه‌های مناسب برای معرفی شهرستان در عرصههای مختلف به خصوص صنعت گردشگری، و تدوین تقویم مناسبت‌ها و مراسم خاص کاشمر به این شورا پیشنهاد می‌شود.
کاشمر دارای سرود اختصاصی هست. برخی شهرها دارای روزی اختصاصی و یا هفتهای اختصاصی هستند. این شورا می‌توان بانی تعیین این روز در تقویم کاشمر باشد. تهیه پوستر، فولدر، کارت پستال، بروشور، کتاب و کتابچه و دیگر اقلام تبلیغاتی برای معرفی کاشمر باید در دستور کار این شورا قرار بگیرد. حضور در همایش‌ها و گردهمایی‌ها و سمینار‌ها و جشنواره‌های تخصصی روابط عمومی به نمایندگی از شهرستان و حتی برگزاری جشنواره روابطعمومیهای کاشمر و یا ترشیز بزرگ را نباید فراموش کرد. افکار سنجی، ارتباط با مطبوعات، رصد رسانه‌ای و حتی همکاری در مدیریت بحران از جمله کارکردهای آتی این شورا خواهد بود اگر همچنان حمایت فرماندار پای برجا باشد و روسای ادارات همراهی کنند.